Ticketing technische dienst
Baronie Belgium NV
Op vier locaties houden zij het Belgische chocolade-erfgoed levend en vormen zij de basis voor de exportactiviteiten van de Baronie Group. Hun chocolatiers creëren truffels, zeevruchten en andere typisch Belgische chocoladespecialiteiten volgens originele oude recepten.
Het probleem
De technische dienst werkte enerzijds met papieren werkbonnen en anderzijds met een draaiboek voor wederkerend onderhoud.
Er was dus nergens een overzicht wat wanneer zou worden uitgevoerd, hoeveel tijd dat in beslag neemt en wie de uitvoering deed.
Als gevolg werd er veel gebeld met de technische dienst om te vragen wat/wanneer/wie/hoever.
Daarenboven was er geen enkel zicht op de workload van de technisch medewerkers.
Onze oplossing
Een online ticketingsysteem waarbij verschillende afdelingen de werkbon kunnen ingeven en in hetzelfde systeem de vooruitgang zien. Dus
geen telefoons meer naar de technische dienst.
De technische dienst zelf heeft nu een gestructureerd systeem waar geen enkele werkbon meer verloren gaat. Per werkbon worden de uren geregistreerd zodat men een
perfect zicht heeft op de workload.
Ook het voorziene onderhoud wordt mee opgenomen in de planning zodat men proactief kan werken. Deze werkbonnen komen om de x maand automatisch mee in het systeem te staan.
Niet alle gebruikers hebben dezelfde mogelijkheden in de applicatie, deze rechten werden vastgezet in gebruikersprofielen die een administrator zelf kan beheren. Op deze manier heeft de juiste gebruiker toegang tot de juiste informatie.
Wij waren op zoek naar een pakket waarin mensen op de werkvloer eenvoudig melding kunnen maken van defecten en of problemen. Vroeger deden we dit in Excel maar als die dan ergens open stond kon je niks aanpassen en iedereen kon alles aanpassen.
iFlow is een eenvoudig pakket om mee te werken en dus een snelle integratie.
Door iFlow is er nu een vlotte opvolging van gemelde problemen. Geen problemen meer tussen techniekers en operatoren over zaken die al dan niet hersteld zijn.